Is Mailchimp geschikt om te gebruiken als CRM?

Hoe beheer je je klant relaties in Mailchimp?

Wat is een CRM?

Een CRM systeem is een database waarin je relatie met je klanten kunt bijhouden. In een simpele versie is houd je de adresgegevens up-to-date.

CRM software or technology is a tool or system of tools that help businesses aggregate, organize, and analyze customer information data to better manage relationships with customers.

Je kunt aangeven welke vormen van communicatie de klant graag wilt ontvangen en welke communicatie de klant heeft gekregen. Zo kun je aangeven dat een klant wel een nieuwsbrief per post wilt ontvangen maar niet per mail. Hoe je dit in Mailchimp kunt aangeven, zodat deze relatie geen digitale nieuwsbrief ontvangt maar wel in Mailchimp als relatie staat aangegeven, vertel ik hier verderop.
Met CRM kun je zorgen dat je contact een relatie wordt die wellicht ook nog klant is. Een mooi doel is van je klanten ambassadeurs en uiteindelijke fans te maken. Mailchimp kan je hierbij helpen om dit voor elkaar te krijgen.

Hoe en waar houd je die gegevens van relaties bij?

Je relaties, contacten en nieuwsbriefleden houd je bij in een mailinglijst die Mailchimp ‘audience’ noemt. In één audience kun je verschillende relaties of doelgroepen bijhouden door het gebruik van tags.
Mailchimp is vooral gefocust op commercieel gebruik maar je kunt het ook goed inzetten voor relatiebeheer van bijvoorbeeld je sponsors, fondsen en andere stakeholders. Daarnaast is het mooie plek om je perscontacten te waarborgen. Je kunt goed zien welk perscontact je persbericht heeft geopend en bijvoorbeeld op je bijlage of link heeft geklikt.

Voor wie is Mailchimp handig om als CRM in te zetten?

Mailchimp geeft zelf aan dat je Mailchimp kunt gebruiken om je publiek, je doelgroep te leren kennen en om nieuwe manieren te vinden om te benaderen.
Dit is niet alleen van toepassing op commerciële organisaties en zeker ook handig voor non-profit, culturele of erfgoed organisaties.

Waarom is Mailchimp als klantrelatiesysteem interessant?

Al je data verzamel je op één plek. Er zijn mogelijkheden om diverse systemen, zoals webshops, winkelmandjes en ticketing te koppelen aan Mailchimp. Je kunt je publiek makkelijk indelen in segmenten en je kunt je relaties filteren op basis van tags.
Alle informatie over je relaties vind je gemakkelijk in een overzicht. Bovendien kun je makkelijk een export maken zodat je bijvoorbeeld een direct mailing via de post kunt sturen.
Je kunt hierdoor ook voor elke relatie een persoonlijke benadering creëren.
Een mooi voordeel voor het gebruik van Mailchimp als CRM is dat als je toch moet gaan betalen omdat je meer dan 2000 contacten in je audience hebt, hoef je niet nog eens geld uit te geven aan een apart CRM systeem.
Hou hierbij wel rekening mee met het feit dat alle gegevens van je relaties op een internationale servers staat. Mailchimp doet er alles aan om je data veilig te houden en jij kunt dit het beste doen door je aan de GDPRregels te houden.

Hoe kun je Mailchimp als customer relation management systeem gebruiken?

Wat nou als een relatie geen digitale nieuwsbrief wilt ontvangen maar je wilt wel de gegevens van deze klant actueel houden?
Je kunt contacten in Mailchimp via Import Contacts toevoegen aan een lijst als non-subscribers. Als je dit doet via Add Contact dan krijg je bij het toevoegen niet de optie non-subscriber.
Een andere mogelijkheid is dat je de contacten die geen nieuwsbrief willen ontvangen, de tag ‘geen nieuwsbrief’ meegeeft, maar wel toevoegt als subscriber aan je audience. Wanneer je je nieuwsbrief verstuurd doe je dit naar het segment zonder ‘geen nieuwsbrief’.

Per relatie kun je diverse informatie kwijt in Mailchimp.

In het deel Profile Information kun je informatie bewaren zoals adresgegevens, telefoonnummers. Hier vind je alle velden die je in je aanmeldformulier hebt staan. Wanneer deze velden niet zichtbaar wilt hebben in je aanmeldformulier op je website, kun je ze verborgen maken.
Daarnaast kun je een relatie tags, oftewel labels, meegeven zodat je ze op basis hiervan kunt segmenteren. Je kunt er ook notities kwijt. Alle wijzigingen zijn te zien in de activity feed.
Maak voor iedere medewerker die in Mailchimp werkt een apart user accounts aan binnen Mailchimp. Dit is echter alleen mogelijk als je een betaalde versie van Mailchimp gebruikt. Wanneer deze medewerkers via hun eigen user account inloggen, kun je zien wie wanneer welke wijzigingen heeft doorgevoerd.
Daarnaast kunnen relaties hun eigen gegevens aanpassen. Deze aanpassingen in de relatiekaart krijg je ook te zien in de activiteiten feed.

Wat kan niet in Mailchimp als CRM?

Mailchimp is gebaseerd op het feit dat een e-mailadres de basis is (in tegenstelling tot systemen die werken met een uniek id). Wanneer een relatie meerdere e-mailadressen heeft, bijv. zakelijk en persoonlijk, hierdoor wordt je relatie als een dubbel contact in je lijst/audience opgeslagen. Er is hier vast een oplossing voor, dit zoek ik nog uit.